1. Fonctionnement général
2. Gestion des mandats
Dans Cosoft, vous avez la possibilité de gérer des mandats de prélèvement automatique. Chaque mandat généré dans Cosoft est lié à un coworker, et est composé d’une date de début, d’une durée (en mois), d’un jour de facturation, d’un jour d’échéance, de l’IBAN, du code BIC, d’un prix et d’un montant de crédits attribués.
Liste des mandats d’un coworker
Pour créer un mandat, rendez-vous tout d’abord dans la partie « Administration » > « Coworkers ».
Interface « Coworkers » de la partie « Administration »
Vous avez devant vous une liste des coworkers inscrit dans votre espace de coworking. Choisissez le coworker à qui vous souhaitez ajouter un mandat et cliquez sur l’action « Prélèvement » de la ligne correspondante (située dans la colonne « Actions », à droite de l’interface).
Action « Prélèvement » de la colonne « Actions »
Vous arrivez ainsi sur la liste des mandats du coworker sélectionné.
3. Ajouter un mandat
Pour ajouter un mandat, rendez-vous dans la liste des mandats d’un coworker et cliquez sur le bouton « Insérer ».
Interface de la liste des mandats d’un coworker. Ici, la liste est vide
Vous arrivez ainsi sur l’interface de création d’un mandat. Il ne vous reste plus qu’à remplir les différents champs.
Interface de création d’un mandat
Les champs à remplir sont les suivants :
- DATE DE DÉBUT : Date à laquelle le mandat va démarrer
- NOMBRE DE MOIS : Durée (en mois) pendant laquelle le mandat aura effet (légalement, maximum 12 mois, il faudra le renouveler si vous souhaitez faire plus longtemps)
- JOUR DE FACTURATION : jour de la génération de la facture et du crédit du portefeuille du coworker
- JOUR D'ÉCHÉANCE : jour où le coworker sera débité, sur son compte bancaire, de la somme équivalent aux montant du mandat
- IBAN : Code IBAN du compte bancaire du coworker
- BIC : Code BIC du compte bancaire du coworker
Le champs « MONTANT » correspond au nombre de crédits ajoutés sur le compte du coworker et les champs « PRIX HT/TTC » aux montants débités sur le compte bancaire du coworker.
Une fois les champs remplis, vous pouvez appuyer sur le bouton « Sauvegarder ». Le mandat que vous venez d’ajouter est maintenant visible dans la liste des mandats du coworker !
4. Modifier un mandat
Pour modifier un mandat, cliquez sur l’action « Modifier » de la ligne correspondant au mandat que vous souhaitez modifier.
NB : Cette action est disponible depuis les interfaces « Liste des mandats d’un coworker » et « Liste de tous les mandats de l’espace de coworking ».
Action « Modifier » un mandat
Vous arriverez sur l’interface de modification du mandat sélectionné. Modifiez les valeurs dans les champs souhaités et appuyez sur le bouton « Sauvegarder ».
Interface d’édition d’un mandat. Les champs sont remplis avec les valeurs saisies précédemment
5. Signer un mandat
Tant que le mandat n’a pas été signé par le coworker, il n’est pas effectif. Vous pouvez télécharger, dans Cosoft, le mandat type à faire signer depuis le bouton « Télécharger ».
Actions permettant de télécharger le mandat type depuis Cosoft
Une fois le document signé, vous avez la possibilité de télécharger le document signé dans Cosoft afin de l’imprimer ou de l’envoyer par mail.
Exemple de PDF généré lors du téléchargement
Une fois que le coworker vous l’a retourné signée, 2 possibilités s’offrent à vous :
- Vous pouvez l’importer dans Cosoft en indiquant la date à laquelle il a été signé.
- Vous pouvez n’indiquer que la date à laquelle il a été signé (vous n’êtes donc pas obligé de le numériser pour l’importer dans Cosoft).
Actions permettant de télécharger le document signé dans Cosoft ou d’indiquer une date de signature
Interface permettant de télécharger un mandat ou d’indiquer une date de signature
À partir du moment où vous appuyez sur le bouton « Sauvegarder », le mandat est considéré comme validé.
Les prélèvements sont mis en place automatiquement en fonction des données paramétrées dans le mandat (Jour d’échéance, date de début, IBAN, etc).
Les actions à effectuer dans la partie « Administration » sont maintenant terminées, mais il reste encore quelques actions à effectuer dans la partie « Société ».
6. Transférer un mandat
Cosoft offre la possibilité de transférer un mandat d’un coworker à un autre de la même société.
Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l’action « Transférer » de la ligne correspondant au mandat que vous souhaitez modifier.
NB : Cette action est disponible depuis les interfaces « Liste des mandats d’un coworker » et « Liste de tous les mandats de l’espace de coworking ».
Action « Transférer » un mandat
Interface de transfert d’un mandat d’un coworker à un autre
Sélectionnez le nouveau coworker à qui vous souhaitez assigner le mandat depuis la liste déroulante, et appuyez sur « Sauvegarder ».
Attention : Seuls les coworkers étant de la même société que le coworker actuellement assigné apparaitront dans la liste déroulante « Coworker à assigner ».
7. Génération des factures
Chaque jour de facturation (par exemple le 3 mai si vous avez renseigné 3 dans jour de facturation), la facture est générée automatiquement et est envoyée au coworker.
Dans le même temps, le coworker est reçoit le nombre de crédit correspondant au mandat et vous recevez une alerte mail indiquant qu’un nouveau fichier SEPA a été généré (cf. paragraphe « Fichier SEPA »)
Cette action est automatique et ne nécessite aucune action de votre part.
7. Génération des fichiers SEPA
Le fichier SEPA est un fichier permettant à communiquer à votre banque afin de lancer les prélèvements automatiques.
C’est un fichier qui contient l’ensemble des informations bancaires des coworkers et des montants à prélever sur chacun de leurs comptes (IBAN & BIC).
Chaque jour de facturation, Cosoft génère un fichier SEPA et vous alerte par email de la génération de celui-ci. Le fichier SEPA généré peut alors être envoyé à votre banque afin de lancer les prélèvements sur leurs comptes bancaires.
Celui-ci est téléchargeable dans la partie « Société » > « Prélèvement » > « Historique des fichiers SEPA ».
Interface de l’historique des fichiers SEPA
8. FAQ
Général
• Suis-je obligé de numériser le mandat signé ?
Il n’est pas obligatoire d’importer le mandat signé dans Cosoft. Seule l’indication de la date de la signature est obligatoire.
Si vous voulez, dans un premier temps, indiquer la date, puis dans un second temps importer le mandat signé, c’est possible.
Chaque mandat reste éditable même une fois le mandat en cours.
• Est-ce que je peux faire autant de mandat que je le souhaite pour un coworker ?
Il est possible de générer autant de mandat que vous le souhaitez pour chaque coworker.
Pour cela, il vous suffit d’insérer des nouveaux prélèvements depuis la partie admin dans coworker puis en cliquant sur le bouton action prélèvement.
Depuis le tableau regroupant tous les prélèvements déjà mis en place, vous pouvez insérer un nouveau prélèvement.
L’utilisation quotidienne
• À quoi correspond mon historique des fichiers SEPA ?
Dans l’historique des fichiers SEPA vous retrouverez tous les fichiers .xml qui ont été générés, ainsi que leur date de création. Vous pouvez donc retélécharger vos fichiers SEPA si besoin.
• J’ai besoin de générer une facture à chaque prélèvement, où la trouver ?
Pour chaque prélèvement, une facture est créée. Vous les retrouverez comme toutes les factures dans « Administration > Factures & Devis > Factures » ou dans « Société > Factures > Factures ».
Elles suivent le même fonctionnement que toutes autres factures, vous pouvez donc réaliser plusieurs actions comme dupliquer ou télécharger la facture.
• Une fois la génération du fichier SEPA effectuée, que se passe-t-il ?
Depuis l’historique des fichiers SEPA, vous pouvez télécharger le fichier .xml souhaité. Une fois téléchargé, vous devez l’envoyer à votre banque.
Lors de la génération du fichier SEPA, toutes les informations nécessaires aux logiciels bancaires sont regroupées sous un format spécifique : le .xml
• Lorsque le prélèvement automatique s’effectue, que se passe-t-il ?
Depuis la date du début jusqu’à la fin des mois indiqués sur le mandat, tous les mois, au jour de facturation, une facture va être générée.