Portail d'aide

Cet article a pour objectif de vous permettre d'appréhender plus facilement l'édition de vos devis et facture directement depuis Cosoft.

1.    Qui peut y accéder ?

L'édition de devis et facture est accessible à toutes les personnes possédant à minima le droit "Administrateur" sur votre plateforme.

2.    Comment y accéder ?

Si vous souhaitez accéder à l'interface de gestion des devis, cliquez sur "Devis". Si vous souhatiez accéder à l'interface des factures, cliquez sur "Factures".

3.    Différences entre devis et facture

Dans Cosoft, il est important de bien faire la différence entre les devis et les factures.

En effet, un devis est en quelque sorte un brouillon de facture.

Il vous permet de faire apparaître à vos coworkers l'ensemble des informations relatives aux produits qu'ils vont potentiellement être amenés à acheter.

NB : Il est important de distunguer deux types de devis dans Cosoft : Le devis validé et 
le devis non validé

    -    Le devis non validé peut être considéré comme un brouillon et ne permet ni la réservation des ressources associées au devis (location notamment) ni la facturation des coworkers.

    -    Le devis validé ne permet pas non plus la facturation des coworkers mais permet en revanche de bloquer les réservations qui doivent être faites sur une ressource. Il est cependant encore possible de le modifier.

Une facture, quant à elle, doit être payée par le coworker une fois qu'elle est éditée et ne peut pas être modifiée ou supprimée. 

Il est donc bien important de ne pas créer de facture sans être sûr que celle-ci correspond à votre besoin.

4.    Création des devis et factures

Si vous avez cliqué sur "Devis", vous arrivez sur l'interface de gestion des devis.

A l'inverse si vous avez cliqué sur "Factures", vous arrivez sur l'interface de gestion des factures.

NB : Le parcours qui va suivre est celui de la création d'un devis, mais les champs étant les mêmes, il est identique pour la création d'une facture

En cliquant sur l'îcone "+" à côté du titre "Devis" ou "Facture", une pop-up s'ouvre :

A partir de là deux choix s'offrent à vous :

-    Vous pouvez sélectionner un coworker ou une société pour qui vous souhaitez créer un devis ou une facture depuis la liste déroulante du haut :

-    Ou bien créer un devis ou une facture vierge et ajouter vous-même les informations à la main :

Attention : 

Si vous choississez de sélectionner "Formulaire vierge", il ne sera plus possible de lier le devis ou la facture à un compte coworker ou à une société.

Par conséquent, si le coworker possède déjà un compte sur votre plateforme, privilégiez la première option.
En revanche, si vous souhaitez éditer un devis ou une facture pour un coworker qui n'a pas/ne souhaite pas avoir de compte sur Cosoft, alors le formulaire vierge est effectivement plus adapté.

Lorsque vous arrivez sur le formulaire de création de devis ou de facture, vous pouvez voir dans un premier temps des champs "classiques", qui permettent de renseigner les informations de facturation du coworker. 

Si vous avez sélectionné un coworker ou une société dans la liste déroulante précédemment, ces informations seront automatiquement préremplies avec les informations que Cosoft connaît :

Les champs qui suivent permettent de renseigner des informations complémentaires :

- Le champ "N° de commande" vous permet de renseigner un éventuel numéro de commande que vous pourriez avoir chez vous, dans votre processus de gestion interne. S'il est renseigné, il apparaîtra sur le devis ou la facture généré(e).

- Les champs "Commentaires", permettant de faire respectivement apparaître un commentaire sur le devis ou la facture généré(e), ou d'ajouter un commentaire dit "interne", qui ne sera visible que par les administrateurs de votre plateforme via l'interface Cosoft (ce commentaire n'apparaîtra donc pas sur le document final).

Les boutons qui suivent vous permettent d'ajouter des lignes dans votre devis ou votre facture.

Si vous cliquez sur "Ajouter une ligne", vous allez pouvoir ajouter une ligne de devis/facture entièrement paramétrable. Vous aurez ainsi la possibilité de choisir le produit que vous souhaitez deviser/facturer.

 Voici le détail des champs qui compose une ligne de devis/facture :

- Le type de ressource, qui vous permet de définir ce que vous allez facturer : Location, évènement, achat en libre-service etc.

- La catégorie, qui va dépendre du type de ressource que vous avez sélectionné. Pour cet exemple, ce sera les catégories de locations :

NB : Les catégories affichées sur votre plateforme Cosoft seront celles que vous aurez créées en amont. 
Si vous ne trouvez pas la catégorie qui vous convient, vous pouvez la créer puis revenir ensuite sur l'interface de création de devis/facture.

- La description, qui est un champ de texte libre où vous pouvez écrire ce qu'il vous semble pertinent d'écrire. Cette description apparaîtra sur le devis ou la facture générée.

- Les champs "Prix HT", "Prix TTC" et "TVA" permettent bien évidemment de renseigner le prix que vous souhaitez faire apparaître pour ce produit. 

Ces champs se mettent à jour automatiquement, vous pouvez ainsi changer les valeurs des champs sans avoir à recalculer vous-même les valeurs HT/TTC.

Si vous cliquez sur "Ajouter une location", vous allez pouvoir ajouter directement une des locations que vous avez créé dans Cosoft.

Cela peut vous faire gagner un temps considérable si vous avez déjà paramétré vos locations.

En choississant une location, vous êtes invité à sélectionner la période de temps pour laquelle la réservation doit se faire :

NB : La période de temps dépend du type de location que vous sélectionnez. 
Dans cet exemple, il s'agit d'une location par heure, mais cela est aussi valable pour les locations par jour ou par créneaux horaires. Les champs changeront en fonction du type de location, mais le principe reste le même.

Une fois la période de temps choisie, il ne reste plus qu'à appuyer sur "Commander" pour ajouter votre location à votre devis/facture.

Il est important de noter que choisir une location de la liste que nous avons vu plus haut liera cette location au devis ou à la facture. 

De cette manière, lorsque le devis sera validé ou la facture créé, cette location sera automatiquement réservée pour la période de temps sélectionnée.

Si vous avez en plus associé un coworker ou une société à votre devis ou facture, cela aura pour effet de lui attribuer la réservation. 

5.    Autre chose à savoir ?

Il reste quelques petites choses à savoir sur cette interface de création de devis/facture qui pourraient vous être utile :

- Même en ajoutant une location depuis le bouton "Ajouter une location", vous restez libre de définir un prix différent du prix habituel de la location. 

Cela peut par exemple être pratique si vous souhaitez appliquer une réduction sur la location ou ajouter une description un peu plus précise que celle renseignée par défaut.

- La petite croix "x" à côté des lignes de facturation permet de supprimer la ligne du devis ou de la facture 

Attention cependant, il n'est pas possible d'annuler la suppression d'une ligne de devis/facture.

- Le total des produits ajoutés apparaît en bas du devis ou de la facture que vous êtes en train de créer .

- Vous êtes libre d'ajouter autant de ligne dans votre devis/facture que vous le souhaitez

6.    Et maintenant ? 

C'est à peu près tout ce qu'il y a à savoir sur la création de devis/facture sur Cosoft.

Une fois que vous avez ajouté tous les produits que vous souhaitiez ajouter, il ne vous reste plus qu'à appuyer sur "Créer" pour créer votre facture.